Esta semana una de las empresas con que trabajo, S3p, me invitó a una presentacion de Docuware, una empresa alemana que tiene un sistema de gestión documental muy potente. Creo que es interesante explicar un poco lo que es un sistema de gestión documental (SGD).

Para empezar Gabriel del Pozo, de S3p, hizo una buena presentación: Los documentos de papel (contratos, facturas, albaranes, …..) alguien los recibe, alguien los gestiona y reparte y alguien los archiva. Si necesitas buscar algunos se convierte generalmente e una tarea dificil, compleja y que precisa de una buena cantidad de tiempo.


Con un SGD los papeles se recepcionan, se envían al SGD y el propio sistema se encarga del resto. Practicamente la totalidad de los papeles se pueden tirar a la basura. A este sistema tambien añadimos documentos electronicos, ya que leen la mayor parte de archivos: doc, pdf, mail, … Las ventajas del sistema son evidentes:

  • El acceso a los documentos se informatiza, lo cual permite acceder desde una gran variedad de dispositivos (acceso universal)
  • Encontrar documentos es casi inmediato
  • Disminución del archivo fisico
  • Restricciones de acceso a documentos por usuario
  • Aumento de la seguridad facilitando cumplimento de leyes de protección de datos
  • Permite control de versiones para documentos electrónicos
  • Los accesos dejan huella, lo que nos permite saber la historía de un documento
  • Disminución de costes (tiempo, espacio, …)
  • Aumento de la productividad

Oscar Mazón tomo la palabra a continuación para hablarnos del producto de docuware. Según Oscar un SGD es una caja, un almacen o contenedor donde echamos documentos de todo tipo, sin preocuparnos de carpetas, nombres de archivos o tipos. La salida del sistema será de tres formas, por busqueda, por flujo de trabajo o por tipo. Una característica muy importante es que permite automatizar procesos, realizar flujos de trabajo en base a los documentos, facilitando los procesos operativos dentro de la empresa.
Nos mostró una demo de flujo de trabajo, algo que ocurre en la mayoría de las empresas. Este flujo es totalmente personalizable y adaptable.

  • Llega una factura de un proveedor. Se pasa por una impresora multifunción y el escanner se encarga de meterla en nuestro SGD
  • Este documento le llega al area de trabajo de la persona encargada de la facturación, a pone un sello y se la pasa al responsable de dar el visto bueno.
  • El responsable puede recibir esta tarea en su area de trabajo de docuware o en un correo electronico que le permite ver el documento y aceptar o rechazar esta factura y hacer una anotación.
  • Si es aceptado se autoriza el pago y pasa a contabilidad
  • Si no es aceptado se encaminara en función del motivo por el cual no se acepte, que se puede programar en el sistema.

Otra cosa que nos permite el SGD es ver todos los documentos involucrados en un «proceso de negocio», por ejemplo, solicitud, presupuestos, pedido, factura y cobro, permitiendo la vision global de todo el proceso.
Es importante destacar que los documentos se pueden sellar digitalmente, lo que permite destruir el papel ya que para Hacienda tiene la misma validez un documento sellado que el papel.

Puedes ver un breve video explicativo aquí.

¿Conocias lo que es un Sistema de gestión documental?

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