Organiza tus archivos y carpetas

A medida que hacemos uso de los ordenadores vamos generando documentos, guardando programas y cosas que encontramos por internet, las fotos de la camara, del movil, archivos que llegan por correo, …. Cada vez es más importante tener controlados los archivos para facilitar encontrar lo que necesitamos sin perder un montón de tiempo, poder hacer copias de seguridad fácilmente para asegurarnos de que si se nos rompe el ordenador no nos vamos a quedar sin las fotos de las últimas vacaciones y para saber lo que podemos borrar cuando necesitamos espacio.

Os cuento cuales son los criterios que sigo para mantener este orden, supongo que cada cual se busca la vida para guardar las cosas de alguna forma, si quieres puedes poner en los comentarios cómo lo haces, seguro que todos podemos aprender algo.

Utiliza el año como referencia

Creo que esta es la base de todo. Busca una carpeta donde vas a guardar tus cosas y ahi crea una por cada año. Dentro de cada año crearás la estructura para ordenarlo todo, pero siempre la referencia es el año. Si haces esto debes seguir una regla, no trabajar sobre años anteriores. Si tienes un documento que se va modificando crea una copia en la carpeta del nuevo año cuando empieza y procura no modificar nada en carpetas de años pasados.

Datos fijos

Hay un tipo de datos que debe ir fuera de los años, me refiero a cosas que no cambian en el tiempo, por ejemplo si te gusta tener tu colección de música o una recopilación de recursos como libros o unas fotos que siempre quieres tener a mano.

Estructura sencilla

Es importante que la estructura sea lo más sencilla y clara posible, esto hará que siempre sepas dónde vas a guardar tus cosas y siempre sepás donde buscarlas.

Cuantas menos carpetas mejor, dentro del año crearas tus divisiones para guardar las cosas, por ejemplo una carpeta para documentos, otra para fotos, otra para chorradas de internet, otra para proyectos o trabajo, … No crees mas de diez.

Organiza tus archivos

Analiza con detalle también como vas a trabajar dentro de estas carpetas, quizas te ayude a organizarte mejor si dentro de documentos creas dos o tres carpetas para diferencias documentos personales de documentos de trabajo, por ejemplo.

Yo dentro de la carpeta fotos creo una por cada mes en formato numerico, por ejemplo 201301 para enero de 2013 y las fotos las coloco en el mes correspondiente. Si un dia hay algo destacable hago una carpeta con el nombre y la fecha, por ejemplo 20130125-cumple-pepe para las fotos del cumpleaños de Pepe que es el 25 de enero.

En mi caso dentro de la carpeta trabajo hago una carpeta para cada proyecto o cliente. Cuando lo termino lo guardo todo en un zip. Si cambio de año en medio del proyecto copio el contenido al nuevo año y sigo trabajando en el nuevo.

Cambio de año

El cambio de año te dara un poco de trabajo, pero no demasiado. Al principio tendrás que crear la estructura para trabajar en el nuevo año, tampoco es demasiado, y tendrás que ir acostumbrandote a trabajar en las nuevas carpetas, aunque sean proyectos que vienen del año pasado.

Tus datos a salvo

Una gran ventaja de trabajar así son las copias de seguridad, si te organizas en años será una tarea sencilla hacer y mantener copias. En una próxima entrada os cuento cómo hago mis copias de seguridad.

¿Te parece interesante?¿Que sistema utilizas para orgaizar tu sistema de archivos?