El valor de los datos.Hoy en día todos manejamos gran cantidad de datos; emails, fotos, contactos, conversaciones, contabilidad, hojas de cálculo, documentos, contratos, fichas de clientes, ventas, ingresos, gastos, … todo son datos. ¿Les das la importancia que tienen para ti? ¿Te has parado a pensar el valor de los datos que manejas?

Contestar a esta pregunta es sencillo. ¡Imagina que los pierdes! ¿Que valor tenían? Puedes imaginar que pierdes el USB donde los tienes, te roban el móvil, falla el disco duro portatil, se te avería el ordenador o sufres una inundación en la oficina. ¿Qué ocurre? ¿Es grave? ¿Puedes recuperarlos? ¿Puedes seguir trabajando con normalidad? A veces esto puede ser catastrófico.

Esta es una pregunta que todos deberíamos hacernos de vez en cuando, sin agobios, pero sin olvidarla. Y es válida tanto para los datos personales como para los empresariales. ¿Te imaginas que pierdes todas tus fotos? ¿O todos tus contactos del móvil? ¿O la contabilidad de tu empresa? ¿O todos los datos de tu relación con los clientes?

Clasifica el valor de tus datos

Pero tampoco hay que perder el sueño. Lo importante es ser consciente de lo que son los datos, lo que representan y su importancia y tener controlado dónde los tenemos y si hay plan B.

Hay varios factores que debes tener en cuenta para categorizar tus datos y ponerlos a buen recaudo:

  • Lo que ocupan
  • Lo esenciales que son para ti o para tu negocio
  • Si se actualizan o son fijos
  • La frecuencia con que se actualizan
  • Dónde se producen

¿Te has parado alguna vez a pensar en esto?

Copias de seguridad

Cuando has hecho este ejercicio de clasificar tus datos es sencillo aportar soluciones para tratarlos de forma adecuada, y en definitiva hacer copias de seguridad que te aportarán la tranquilidad de que si algo sucede siempre puedes acudir a recuperar los datos de otro lugar. En el fondo es de lo que se trata.

No puedes tratare de la misma forma las cosas que cambian a menudo y son muy importantes que las que no son tan esenciales y apenas cambian. Tener en cuenta partes como las fotos, vas añadiendo más y más, pero las fotos de hace cinco años no cambian.

Esto en las empresas lo llamamos diferentes políticas de copias e seguridad y también es aplicable a los datos personales: fotos, facturas, …. Si tienes claro cómo cambia y la importancia que tiene la información puedes mejorar la organización de tus carpetas de trabajo y facilitar muchisimo las copas de seguridad.

Los datos del ERP y del CRM no pueden perderse y cambian mucho, sin ellos posiblmente una empresa se encuentra con un problema grave

Casos practicos

Supongo que con unos ejemplos de cómo trato yo mis datos te puedo dar pistas para que mejores cómo hacerlo tu

Aplicaciones web: estos son las más importantes que gestiono. Los de mi CRM, aplicación de facturación y otras de mis aplicaciones. Los datos cambian continuamente y no puedo perderlos de ninguna manera, si hay cualquier fallo debo poder recuperarlo lo más rápido posible. Lo que hago para ellos es copiarlos tres veces al día en otro servidor independiente preparado para funcionar y mantener todas las copias de una semana. De esta forma ante cualquier desastre en el servidor principal por grave que sea siempre puedo recuperar el total funcionamiento en otro.

Fotos: estos son datos que manejamos todos hoy en día y tienen algo especial, las fotos del año pasado puedes guardarlas de forma que no se tengan que volver a tocar, ya no van a cambiar. Lo que hago es hacer carpetas con los años, dentro una para clasificar (cámara, móvil, …) y dentro otra con cada mes y es ahí donde pongo las fotos. Cada pocos meses hago una copia en un disco externo que sólo uso para esto, hago la copia de las carpetas de los últimos meses nada más. De esta forma tengo la seguridad de que todas mis fotos están a salvo. ¿Te imaginas perder todas tus fotos digitales hoy en día?

Proyectos: estos son mis datos más vivos, los archivos donde trabajo, mis programas, documentos, … Cosas que no ocupan mucho pero necesito que estén accesibles para trabajar. Los tengo en una carpeta de dropbox y así me aseguro de que tengo una copia en la nube. Puedes leer más en una entrada de hace tiempo: “¿Todavía usas pinchos USB?”

 

Bueno, te toca, ¿tratas tus datos con la imporantia que se merecen? Te animo a que compartas como lo haces en los comentarios.

7 Gedanken zu “El valor de los datos

  1. Voy a aportar un comentario sobre algo que tiene que ver con los backup de imágenes y que vengo haciendo desde hace bastantes años.
    Es hacer un anuario impreso (o dos si ese año por suerte he viajado más o he tenido más actividades sociales).
    Tener un álbum impreso, garantiza que no voy a tener problemas con los soportes informáticos, y en casa nos animamos más a ver antiguos recuerdos.
    Además, para mayor tranquilidad, hago otra copia de seguridad en DVD (además de la del disco externo que tú recomiendas) con todas las imagenes de ese año y que pongo en un sobre adhesivo dentro del mismo álbum.
    Gracias Fran por tu blog.
    Desde tus recomendaciones, ahora también utilizo el almacenamiento en la nube, de documentos que cambian rápidamente y con los que necesito trabajar y consultar desdr cualquier sitio y diferentes medios.
    Un abrazo.

    Responder
  2. La nube y un disco externo para hacer backup de tus trabajos, documentos software, fotos, etc o volver a tener tus cosas por un disco duro interno fallido con Time Machine o similares es fundamental a la hora de tener a buen recaudo tus datos, pero como muy bien dices, si agobios…
    Como siempre, gracias por tu blog!!
    abrazu

    Responder
  3. Pingback: Si no gestionas datos no tienes datos - CRM Fácil

Deja un comentario